Esta ferramenta, ajuda na tomada de decisões rápidas e eficazes. Há ocasiões em que um plano de ação muito simples é viável, porém em outros casos é necessária a criação de um documento para fins de armazenamento, reflexão e principalmente comunicação eficiente e visual com outras pessoas envolvidas.

É muito usada com a disseminação das técnicas de gestão da qualidade e, posteriormente, com as de gestão de projetos.

Pode ser utilizada para colocar em prática uma decisão simples de uma tarefa, como a aquisição de um novo equipamento ou a execução de uma tarefa pontual. Nessas situações mais simples, o preenchimento dos campos dos 5W2H em um formulário feito em editor de texto, folha de calculo ou mesmo no corpo de uma mensagem eletrónica já é suficiente para a elaboração do plano de ação.

5W2H é muito útil quando usada juntamente com outras ferramentas analíticas ou a planos que requerem ação.

É necessário definir as seguintes questões:

• O que (what) será feito para capturar a oportunidade?
• Por quê (why) isso será feito desta forma?
• Quem (who) será o responsável por capturar esta oportunidade?
• Onde (where) serão

Contexto de uso

Situações que envolvem a implementação de várias decisões de forma orquestrada, como na gestão de projetos ou em um plano de negócio, na gestão de projetos tradicional ou em métodos ágeis, a ferramenta 5W2H está inserida nas etapas.

A 5W2H pode ser aplicada em inúmeras situações – e não só em sala de aula.  É uma ferramenta criada para aprimorar o planeamento de qualquer atividade.

O 5W2H pode fazer a diferença em:

• No planeamento estratégico;
• Na manutenção de máquinas de uma indústria;
• Na definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal.

Em sala de aula deve-se fazer sempre exemplos práticos, e com utilização da ferramenta é possível abordar temas simples do quotidiano, como práticas da vida do estudante.

Recomendações

A metodologia 5W2H pode ser realizada em uma folha de calculo ou mesmo com um editor de texto, é importante ter respostas claras e objetivas para as perguntas, de modo que o plano de ação se torne, claro e objetivo.

Sequência Didática

Para fazer um bom plano de ação, é necessário criar uma apresentação na forma de uma simples tabela, com uma coluna para cada um dos 5W e duas para os H. Nem sempre são necessários todos, colocar uma ação em cada linha e preencher os 5W2H, um em cada coluna. O título pode ser o próprio objetivo e a meta, o resultado esperado.

O preenchimento pode ser feito no próprio formulário impresso ou os campos podem ser copiados para editores de texto, folhas de calculo, e-mails ou adaptados em aplicativos online de gestão de tarefas ou de projetos.

A ferramenta 5W2H é composta por sete campos em que devem constar as seguintes informações:

• Ação ou atividade a ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado (what);
• Justificação dos motivos e objetivos daquilo estar a ser executado ou solucionado (why);
• Definição de quem será o responsável pela execução do que foi planeado (who);
• Informação sobre onde cada um dos procedimentos a ser executado (where);
• Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos (when);
• Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos (how);
• Limitação de quanto custará cada procedimento e o custo total do que será feito (how much)?

Figura: Plano de Ação SW2H

Fonte: Almeida, T., Silva, G., Ribeiro,  A., Panizzi, C.,Inovação e Renovação Académica: Guia Prático de utilização das metodologias ativas, Editora Ferp, 2020, http://www.ugb.edu.br